shared_place
Configuration
Afin de pouvoir proposer des créneaux de réservation en ligne, il est nécessaire de configurer correctement les différentes salles/ressources disponibles ainsi que les données de facturation qui leur sont associées.
Application Tiers Lieux
L’application Tiers Lieux est composé d’un module principal, dénommé Tiers Lieux (Shared Place en version anglophone).
Cette application est à son tour composé d’un module également dénommé Tiers Lieux.
Celui-ci contient les DocTypes suivants, utilisés pour la configuration et la gestion des réservations:
Paramètres (Shared Place Settings)
Les paramètres permettent de définir des valeurs par défaut applicables au calendrier visible par les utilisateurs et aux différents documents de l’application Tiers Lieux.
Paramètrage du calendrier
- Un texte d’aide affiché au dessus du calendrier
- Une période limite de réservation
Exemple: si celle-ci est de 14 jours, les utilisateurs ne pourront pas faire de réservations au delà de 14 jours après aujourd’hui. - La possibilité d’autoriser ou non les réservations le week-end
- La possibilité d’autoriser ou non les achats d’unités via le panier classique d’ERPNext sans réservation de créneaux
- Une heure de début et une heure de fin du calendrier
Le calendrier ne permettra pas de voir les heures avant/après ces deux paramètres.
Paramètrage des unités de mesure
Pour simplifier le paramétrage du calendrier, l’application permet de définir une unité de mesure par défaut (dans la plupart des cas l’“Heure”) et d’ajouter les unités de mesure “Demi-journée” et “Journée” si besoin.
Chaque unité de mesure dispose de son propre calendrier de réservation par défaut.
Calendrier de réservation par défaut
C’est le calendrier standard de votre Tiers Lieux. Ajoutez-y les créneaux pendant lesquels les réservations sur votre plateforme peuvent être ouverts.
Choisissez ensuite l’unité de mesure par défaut pour vos réservations. Dans 99% des cas il s’agira de l’unité “Heure”.
Vous pouvez également créer une nouvelle unité de mesure si celle-ci n’existe pas.
Puis définissez la durée de cette unité de mesure. Attention cette durée peut-être un nombre réel, mais doit être en heures.
Réservation à la demi-journée/journée
Si vous souhaitez autoriser également les réservations à la demi-journée ou à la journée, cochez l’option correspondante et ajoutez un les créneaux correspondants aux demi-journées ou aux journée dans le calendrier.
Sélectionnez également l’unité de mesure correspondant à chaque option.
Salle (Shared Place Room)
Une salle est un espace privatisable, loué à un seul utilisateur (ou groupe d’utilisateurs).
Chaque salle a un nom spécifique et est liée au minimum à un article et à une liste de prix. La combinaison article/liste de prix/unité de mesure permet à ERPNext de calculer le prix à facturer.
Il est donc primordial de bien penser à ajouter des prix pour chaque unité de mesure dans la liste de prix sélectionnée. Vous pouvez également voir les prix correspondants à votre salle en cliquant sur le bouton “voir les prix liés”.
Vous avez également la possibilité de définir plusieurs options, chaque option étant liée à un article spécifique et donc à un prix spécifique.
Exemple: Vous voulez définir des prix différents en fonction du nombre de personnes réservant la salle, vous pouvez ajouter deux lignes correspondant à vos deux options de facturation.
Attention: Les articles liés à ce module doivent être des article non stockés. Pensez également à autoriser un article à être ajouté plusieurs fois dans une transaction dans les paramètres de vente.
Une fois vos articles sélectionnés et vos prix ajoutés, vous pouvez ouvrir votre salle à la réservation. Si celle-ci suit un calendrier différent du calendrier standard configuré dans les paramètres, créez un calendrier spécifique. Ceci est valable pour l’unité de mesure par défaut uniquement.
Pour les demi-journées et les journées, le calendrier utilisé sera toujours celui configuré dans les paramètres.
Ressource (Shared Place Resource)
Une ressource est un élément loué avec une salle ou indépendemment (Machine, imprimante, etc…)
La configuration d’une ressource est similaire à celle d’une salle et suit les même règles.
Vous pouvez par contre décider de lier une ressource à une salle ou non.
Si la ressource est liée à une salle, les créneaux proposés sur le calendrier seront ceux de la salle.
Si une salle est réservée, la ressource n’est plus disponible à la réservation.
Si la ressource n’est pas liée à une salle, ne sélectionnez simplement pas salle dans la case correspondante et elle sera traitée indépendemment.
Espace de coworking (Shared Place Coworking Space)
Un espace de coworking est un espace partageable, loué à plusieurs utilisateurs en même temps.
La configuration d’un espace de coworking est similaire à celle d’une salle.
Vous pouvez par contre ajouter un nombre de places disponibles: l’application comptera le nombre d’inscrits à un créneau donné et bloquera les réservations pour ce créneau lorsque la limite sera atteinte.
Réservation (Shared Place Booking)
Une réservation est un document enregistrant la réservation d’un créneau pour une salle/ressource/espace de coworking donné.
Ce document est généré automatiquement lorsqu’un utilisateur réserve via la plateforme ou peut-être créé manuellement par un utilisateur système.
Il permet de créer des événement visibles dans une vue ‘Calendrier’ d’ERPNext et permet de retrouver le devis et/ou la commande client correspondante.
Chaque créneau réservé donne lieu à la création d’un document de réservation différent.